Access com o Jaws

Mário Jorge Galvão

Mary desculpe a falha.

a apostila que eu enviei não foi completa.

vou tentar enviar novamente

APOSTILA DE ACCESS

1- Introdução

2- Tabelas

3- Consultas

4- Formulários

5 - Relatórios

1- Introdução

O Microsoft Access é um gerenciador de banco de dados, ou seja, um programa que nos permite trabalhar com os mesmos.
Mas o que é um banco de dados?
Um banco de dados é uma forma de armazenar informações, porém diferente dos convencionais arquivos que já conhecemos no Windows.
A principal diferença entre um arquivo convencional e um banco de dados é que o banco de dados armazena essas informações com maior organização. Além disso um banco de dados necessita de um programa específico para fazer a ponte entre o usuário e os dados.

Um banco de dados do Access é chamado banco de dados relacional, pois usa relações ou tabelas bidimensionais para armazenar informações. Por exemplo, você pode armazenar informações sobre todos os funcionários de uma empresa.
Em um banco de dados relacional, você cria várias tabelas para armazenar informações diferentes sobre funcionários, como tabela De funcionários, departamentos e salários.

2- Tabelas

O Access armazena seus dados em várias tabelas, tornando assim mais fácil a visualização e acesso aos dados.
Vejamos agora como se cria uma tabela.
- Entre no Access.
Utilizando a combinação de teclas ctrl + tab vá até a guia Tabelas.
- Tecle tab até a opção novo e em seguida tecle enter.
- Selecione a opção modo estrutura. Tecle tab até ok e tecle enter.
- Neste momento aparecerá uma janela dividida em duas partes Parte superior e Inferior.
A parte superior está dividida em três partes:
- Nome do campo – local onde se define os nomes que cada campo da tabela terá. Exemplo: RG, Endereço, cep, telefone.
- Tipo de dados – Tipo de valor que este campo aceitará. Exemplo: texto, número, moeda e outros.
- Descrição – Comentário dado para o campo. É importante quando é necessário alterar a estrutura de uma tabela. Exemplo: Telefone residencial, telefone comercial.
A parte inferior contem propriedades dos campos, como:
Tamanho do campo, que é o espaço que o usuário terá para digitar.
Um outro campo importante é a máscara de entrada. É neste campo que restringimos a entrada de dados. Deixando apenas, como por exemplo num campo de data, que o usuário digite números e não tenha que digitar as barras.
Esta máscara é feita da seguinte forma:
Selecione o campo que deseja inserir a máscara. Tecle “f6”, ficando assim no campo tamanho, onde você poderá alterar o mesmo para maior ou menor, bastando apenas digitar o valor que desejar.
Tecle duas vezes Tab e em seguida digite como você deseja que a máscara fique.
Sempre comesse essa digitação com o símbolo “!” e depois você pode digitar:
- “#” – se quiser que nesta posição só entre números.
- “a” – se quiser que esta posição aceite qualquer valor.
- Ex:: para um campo data:
- !##/##/####
- Para um telefone:
- !####-####

Após ter digitado todos os campos desejados e ter feito todas as formatações, feche a tela de estrutura, utilizando a combinação ctrl+f4. O Access lhe perguntará se você deseja salvar a estrutura da tabela. Você teclará “s” para salvá-la e o programa perguntará se você deseja criar uma chave primária. Se você não quiser que ele a coloque automaticamente tecle “n”.
Obs: Para colocar um campo como chave primária você deve selecioná-lo, teclar “botão direito”, ir com a seta até a opção chave primária e teclar enter.

3- Consultas:

Consultas são objetos de banco de dados que nos permitem manipular dados em tabelas.
Existem vários tipos de consultas. Os mais conhecidos são os seguintes:
a) Select:
É utilizado para exibir dados de uma ou mais tabelas na tela.
Para executar um “select” deve se digitar:
Select campos separados por vírgula, (ou * para mostrar todos) from tabela where condições;
Obs: Existem variações do comando “select” que nos permite manipular melhor o resultado que aparecerá para nós. A baixo seguem algumas dessas variações:
- Select Campos from tabela where condição order by campo;
Neste comando existe a cláusula “order by”, que nos mostra os resultados em ordem crescente pelo campo o qual for solicitado.
- Select campos from tabela where campo like “texto*” ou “*texto” ou “*texto*”, onde o comando like mostra na tela registros em que o campo existente após a cláusula “where” tenham textos semelhantes ao que foi pedido, sendo “texto*” valores começados pelo texto antes do “*”. “*texto” valores terminados pelo texto mencionado. E “*texto*” valores com o texto solicitado em qualquer posição.
- Select campos from tabela where campo = par_campo;
Comando que pede para usuário digitar o valor do campo para que o programa faça a pesquisa. Esse comando é muito usado pois é muito genérico.

Esses comandos adicionais não são usados apenas para cláusulas “select”, mas sim para qualquer um dos comandos abaixo descritos.

b) Update:

Este comando nos permite alterar informações de nossas tabelas quando for necessário.
Deve ser digitado da seguinte maneira:
Update tabela set campos = valores where condições;

c) Delete:

Comando que apaga uma ou mais linhas da tabela. Deve ser escrito do seguinte modo:
Delete from tabela where condições;

d) Insert:

Insere linhas em uma tabela. Para tanto devemos escrevê-lo da seguinte
forma:
Insert into tabela values (valores para cada campo separados por vírgula);

Obs: os campos que forem criados com o tipo número não recebem valores entre áspas. Para os demais é necessário colocá-las, quando se passa os valores. Os campos do tipo autonumeração não são preenchidos pelo o usuário, mais sim automaticamente pelo Access.

4- Formulários:

Um formulário é uma forma de mostrar os dados para o usuário que está preenchendo nossas tabelas de uma forma mais agradável e clara. Eles também nos possibilita fazer com que esta exibição para o usuário fique personalizada, ou seja, da forma que desejarmos que o mesmo apareça.
Vejamos agora como se cria um formulário:
-Vá até a guia de formulários. Tecle tab até novo e tecle enter.
Em seguida selecione com a seta para baixo a opção assistente de formulário. Tecle tab. E, em seguida selecione com a seta para baixo e para cima, a tabela ou consulta que você deseja manipular e depois tecle enter.
Abrirá então uma tela para selecionarmos os campos que serão mostrados e preenchidos. Isso é feito em uma lista a qual selecionaremos, com as setas o campo que desejarmos e teclamos tab até o botão “>”. Repita esta operação até que você tenha selecionado todos os campos desejados. Tecle em seguida tab até campos selecionados e tecle enter.
Neste momento aparecerá uma tela de escolha do tipo do formulário. Que estão dispostas várias formas de se exibir um formulário. Falaremos agora de algumas delas:
- Coluna – Deixa o formulário com os campos dispostos um a baixo do outro.
- Tabela – Tipo de exibição semelhante a de uma tabela convencional.
- Folha de dados – mostra os dados da mesma forma que eles são exibidos na tela folha de dados da guia “Tabelas”.
- Justificado – exibe as informações lado a lado, ou seja, um campo ao lado do outro.

Após escolhermos o tipo do formulário, teclamos enter. Então é apresentada a etapa de escolha do fundo, que é o que aparecerá atrás dos dados, semelhante ao fundo de um quadro.
Feita a escolha do fundo com as setas teclamos enter.
Finalmente o programa nos pedirá o título do formulário, que também será o seu nome, bastando apenas que façamos a digitação do mesmo e teclemos enter. O Access então mostrará o resultado de nosso trabalho.

5- Relatórios:

Um relatório é um resumo do que está armazenado em nosso banco de dados. Ele é usado geralmente quando precisamos mostrar o nosso trabalho para alguém que não estará na frente do micro. A finalização de um relatório é a sua impressão.

O método de criação de um relatório é semelhante ao de um formulário, mudando apenas alguns detalhes, mas a diferença entre um formulário e um relatório é que o primeiro é utilizado para a melhor visualização e preenchimento mais fácil dos dados. Já no segundo visa-se a impressão do mesmo em papel.
Vejamos agora como é o processo de criação de um relatório:
- Vá até a guia “relatório”. Tecle tab até novo e tecle enter.
- Selecione, com as setas, a opção “Assistente de Relatório”. Tecle tab e selecione, mais uma vez com as setas, a tabela ou consulta a qual se originam os dados de seu relatório, em seguida tecle enter.
O programa nos pedirá para selecionar os campos que aparecerão em nosso relatório, como na criação de um formulário.
Após teclarmos enter em campos selecionados aparecerá uma tela semelhante a anterior para confirmação. Selecione os mesmos campos que você já selecionou anteriormente e em seguida tecle enter em fiewds.
Neste momento aparecerá uma tela de escolha do tipo do relatório. Nesta tela ha duas listas de opções. A primeira contem os tipos de relatório que podemos fazer.
Na segunda lista escolhemos entre “retrato” e “paisagem”, sendo o “retrato” a impressão do relatório normal. E “paisagem” a impressão do relatório na horizontal.
Após escolhermos o que desejamos, teclamos enter.
A próxima tela pede o título do relatório, sendo o mesmo utilizado para o nome do relatório.
Obs: Um relatório só pode ser concluído se houver alguma impressora instalada no computador em que o mesmo está sento criado.
Quando teclarmos enter após a digitação do nome do relatório, o Access apresentará o resultado de nossa criação, devemos então fechar esta tela com a combinação de teclas “ctrl + f4”.
O próximo e último passo de nossa obra é a impressão do relatório. Para tanto devemos teclar tab até a lista de relatórios. Selecionamos então o que queremos imprimir. Teclamos em seguida “botão direito”, descemos até imprimir e teclamos enter.
O programa então imprimirá o relatório, findando assim o nosso trabalho e nos possibilitando chegar ao objetivo maior do access, que é a impressão em papel do que armazenamos e manipulamos.